Microsoft 365

Fördelar

• Innehåller över två dussin appar
• Mycket starkt molnbaserat samarbete
• Tillgång till dokument online och lokalt

Nackdelar

• Kräver en månatlig prenumeration
• Föråldrat system för molnlagring

Microsoft 365 är Microsofts svar på Google Workplace - en uppgradering av den anrika Microsoft Office-plattformen som sätter plattformsneutral tillgänglighet och onlinesamarbete i centrum. För att uttrycka det på ett annat sätt tar den de flesta av de funktioner som Google först tog fram för några år sedan och utökar dem till Microsoft Office-gränssnittet som så många yrkesverksamma har arbetat med i hela sitt liv. Resultatet är ett allt-i-ett-kontorspaket som på ett skickligt sätt överbryggar det gamla och det nya, men Microsofts prenumerationsbaserade modell kan göra vissa nervösa.

Utvecklingen av Office under de senaste åren har till stor del bestått i övergången till ett mer multiplattformformat. Öppna en version av Microsoft Office på din dator och den kommer inte att se särskilt annorlunda ut än den gjorde för tio år sedan. Den stora skillnaden är att Microsoft 365 inte är knutet enbart till din dator. Det finns samtidigt med appar för din telefon och ett webbgränssnitt som gör att du kan få tillgång till allt som finns i ditt Office-filsystem var du än har tillgång till internet och en webbläsare.

Om det låter funktionellt likt Google Workplace är det så. Men det som skiljer Microsoft 365 åt är att det fortfarande behåller sin traditionella modell också. Alla dina filer kan enkelt sparas och nås både lokalt och online, så du behöver inte oroa dig för att en tillfällig internetanslutning gör att du förlorar något du just skrivit eller att du inte kan komma åt ett kalkylblad för samarbete eftersom du befinner dig i ett område med fläckig mottagning.

Och det betyder inte att bredden i Microsoft Office-plattformen inte har ökat genom åren. Möjligheterna för företagare är enorma, och det finns fall där Google helt enkelt inte har en matchande app eller där den är överlägsen av Microsofts alternativ. Och även om alla Microsofts expansioner inte har varit framgångsrika har de tillbringat tre decennier med att i tysthet bygga ut funktionerna i sin flaggskeppsplattform för arbetsplatser. Microsoft 365 ger dig tillgång till över två dussin programvaror. De flesta är tillgängliga både online och lokalt, och en majoritet av dem har även mobilanpassade appar. Och även om en del av programvaran här är relativt specialiserad är de grundläggande grunderna starka, och katalogen är fylld med några dolda pärlor som du kanske har missat.

Den centrala trion Word, Excel och PowerPoint fortsätter att vara erkända standarder i branschen - och om deras gränssnitt inte har förändrats så mycket på flera år är det bara för att det har slipats så fint efter decennier av finslipning. Det viktigaste för den dagliga navigationen och arbetet är lika lättillgängligt som det alltid har varit, men om man gräver i menyerna kommer man att upptäcka en mängd djupare funktioner som yngre plattformar helt enkelt inte kan konkurrera med. Enbart samlingen av mallar borde räcka för att täcka majoriteten av det arbete som de flesta behöver göra dagligen, och möjligheten att skapa egna mallar och dela dem i molnet innebär att du enkelt kan skapa skräddarsydda mallar som är anpassade till din verksamhet och dela dem med alla på avdelningen eller kontoret.

Workgroups är ute, men det är en återspegling av Microsofts steg mot ett mer onlinevänligt tillvägagångssätt. Alla funktioner som du kan förvänta dig från Workgroups delning är istället mer snyggt integrerade i strukturen för befintliga program. Lagring kommer i form av OneDrive, och de flesta planer erbjuder minst en terabyte lagring per användare. För typiska kontorsbehov borde det räcka. För användare som inte gillar gränssnittet i PowerPoint erbjuder Sway ett smidigt nytt sätt att hantera presentationer. Det kan variera med mer specifika programvaror som Microsoft Classroom eller plattformen för sociala medier i företagsklass Yammer. Men om Microsofts framgångar med sina mer marginella programvaror är lite inkonsekventa, så understryker det bara kvaliteten på kärnprodukterna här.

Även om det inte finns någon app som täcker något som du behöver göra, är chansen stor att det finns ett sätt att integrera den i Microsoft 365-ekosystemet. Microsofts roll som utvecklare av ett av världens ledande operativsystem ger vissa fördelar - särskilt den stora mängd API:er som de kan utnyttja för integration. De flesta större programvaror från tredje part kan integreras snyggt i Microsoft 365, så du behöver inte ge upp en plattform som du älskar för Microsofts skull.

Men de stora frågorna för många blivande Microsoft 365-användare kommer att kretsa kring en stor fråga: kostnaden. Lyckligtvis finns det budgetanpassade lösningar som kan anpassas väl till behoven hos egenföretagare, stora kontor och nästan allt däremellan. Microsofts fokus ligger på småföretag, och de har sammanställt ett brett utbud av alternativ för att på ett mer flexibelt sätt tillgodose olika företag. Det gör det enkelt att skala upp till säsongsbetonade företagskrav, och det ger dig möjlighet att justera din plan så snart du inser att det finns ett problem.

För många användare innebär den alltid uppkopplade strategin något mer spännande: en snabbare utveckling av Microsoft 365-funktionerna. Under den längsta tiden var ändringar från program i Office-paketet få och långt ifrån varandra. De fick i allmänhet en uppdatering av varierande betydelse i samband med varje operativsystemversion och mindre justeringar däremellan. Med användare som investerar månadsvis är incitamentet större för Microsoft att hålla jämna steg med den föränderliga dynamiken. Och deras uppdatering av Microsoft 365 har varit ganska aggressiv. Uppdateringar sker regelbundet och erbjuder både förbättringar av livskvaliteten och lösningar på varierande säkerhetsproblem.

Dessutom finns det några spännande projekt i pipeline som planeras att integreras i det större ekosystemet Microsoft 365. Project Cortex fokus på artificiell intelligens kan potentiellt ge bättre analyser av den typ av data som redan filtreras genom dina Microsoft 365-program, men Fluid Framework kan vara den mest spännande innovationen som kommit till Office på flera år. Projektet med öppen källkod är tillgängligt men fortfarande under aktiv utveckling, och det ser ut att i grunden förändra hur samarbeten hanteras i Microsoft 365 genom att eliminera dokumentsystemet helt och hållet och ersätta dem med en molnadress.

Microsoft 365 är lovande nu, men det som är riktigt spännande är hur lovande det kommer att bli. Kärnkomponenterna är starka i sin egen rätt, men när de blir mer tätt integrerade med varandra och drivs av ny teknik som artificiell intelligens kommer de bara att bli mer användbara. I vilket fall som helst är Microsoft 365 i sin nuvarande form en formidabel utmanare till positionen som bästa kontorspaket.

Fördelar

• Innehåller över två dussin appar
• Mycket starkt molnbaserat samarbete
• Tillgång till dokument online och lokalt

Nackdelar

• Kräver en månatlig prenumeration
• Föråldrat system för molnlagring